Voorkom uitval van lessen door het goed verwerken van vervangingen

Wim van de Belt | 13 september 2018

De zomervakantie zit er weer op en het schooljaar gaat van start. Alle medewerkers weten door de jaartaak wat ze qua lessen en taken te doen staat. Alles is goed geregeld, maar in een schooljaar kan er veel gebeuren: medewerkers worden ziek, zwanger of vallen om andere redenen uit. U heeft dan vervanging nodig om de lessen en taken zo optimaal mogelijk door te laten gaan. Wij leggen u in dit artikel uit hoe u vervangingen voor uw school goed en eenduidig kunt verwerken.

Definitie van vervanging

We spreken van vervanging als de lessen en taken zoals die zijn ingepland voor een deel of het gehele jaar, dat wat men de ‘eigen’ lessen en taken noemt, niet volgens die planning verzorgd zullen worden.

 

Prioritering vervanging lessen en taken

Als een medewerker uitvalt is de eerste prioriteit dat de lessen voor de leerlingen door kunnen gaan. Het kan zijn dat niet alles tegelijk kan worden vervangen en er zullen prioriteiten moeten worden gesteld. Hierbij krijgen bijvoorbeeld examenklassen voorrang op andere klassen. De afwezige medewerker wordt in eerste instantie zo goed mogelijk via het dagrooster vervangen.
Tegelijk zal er bij een langere afwezigheid een structurele vervanging voor de lessen en taken geregeld moeten worden.


Het feit dat de ene docent de lessen niet verzorgt en de andere docent die lessen overneemt kan kosten met zich mee brengen. Een medewerker die ziek is moet doorbetaald worden en de medewerker die de lessen en taken overneemt moet ook betaald moet worden. Dit brengt extra kosten met zich mee; veel scholen werken dan ook met een vervangingsbudget.
 

Regelen van vervangingen

Het regelen van vervangingen binnen een school is iets waar vaak veel geledingen mee bezig zijn en waar een goede onderlinge afstemming van groot belang is.
 

Er zijn verschillende belangen:
 

Het goed rekening houden met al deze verschillende factoren betekent dat de lessen weer zo vlug mogelijk gegeven kunnen worden en de school dit met de minimaal mogelijke kosten kan realiseren.
 

Vervangingen in Foleta

Foleta heeft de vervangingsmodule ontwikkeld om zo de vervangingen inzichtelijk te kunnen houden en helder te administreren. In deze module werken de medewerkers van de verschilleden geledingen samen, zodat er één ‘waarheid’ is voor P&O, HRM, roosterbureau, schoolleider, teamleider en sectieleider om alle zaken met betrekking tot de vervanging te administreren.
Hier worden de goede berekeningen gemaakt zodat de kosten die gemaakt worden in beeld zijn. Er is transparantie en een goede koppeling met andere systemen.

Met deze module kunt u op verschillende momenten beslissingen nemen voor de school, de leerlingen en de vervangende docent.

U verbetert de communicatie en tevredenheid en bespaart geld, geld dat weer besteed kan worden aan goed onderwijs.
 

Meer weten over vervangingen in Foleta?

Bent u benieuwd hoe Foleta u kan helpen de beslissingen bij een vervanging inzichtelijk te maken. Vraag dan hier vrijblijvend een demo aan. Bent u al klant van Foleta neem dan contact op via support voor meer informatie.