Up-to-date met Keuzevak - mei 2020

Felix Maseland | 18 mei 2020

Op de gebruikersdag van Foleta op 22 januari 2020 is de nieuwe module Keuzevak gepresenteerd. Inmiddels zijn we een aantal maanden verder en is het goed om een beeld te geven van de ontwikkelingen van de afgelopen periode.

In keuzevak kunnen de prognoses voor de doorstroming van de leerlingen worden aangegeven. Vervolgens worden de vakkenpakketten van de leerlingen in keuzevak geregistreerd op basis van de formulieren zoals deze op school gebruikt worden. De resultaten komen rechtstreeks in Foleta in Keuzevak (S2.3.2) waarna ze eenvoudig overgeheveld kunnen worden naar Opleidingen (S2.2.4) en Lessentabel (S2.2.5). Op deze manier kan er zorg gedragen worden voor het continu up-to-date zijn van de leerlingaantallen per vak per opleiding waardoor de mogelijke gevolgen voor de formatie goed in beeld zijn.

 

De gegevens uit keuzevak vormen daarnaast een vulling voor de verschillende rooster pakketten en de leerling administratie. Iedere applicatie werkt met dezelfde gegevens. Dit scheelt veel werk en voorkomt mogelijke fouten. Een flink aantal scholen is na de release meteen enthousiast met Keuzevak aan de slag gegaan. Maar ook de ontwikkelaars van Foleta en Keuzevak hebben niet stil gezeten en zijn achter de schermen hard bezig geweest met het verder door ontwikkelen van de applicaties. Hieronder een aantal belangrijke nieuwe functionaliteiten van Keuzevak.

 

Synchroniseren met Foleta

Foleta -> Synchroniseren Foleta


Omdat het voor kan komen dat er in Foleta aanpassingen gedaan worden in de opleidingen of in de lessentabellen en het noodzakelijk is dat de juiste informatie ook in Keuzevak staat is het noodzakelijk om af en toe te synchroniseren tussen Foleta en Keuzevak.
Onder het hoofdmenu Foleta in Keuzevak is een extra submenu synchroniseren toegevoegd. De verschillende tabbladen in het submenu laten zien wat de aanpassingen in Foleta zijn. Het gaat hierbij om opleidingen, groepen, vakken, vakkentabel en de doorstroommatrix. Per tabblad bestaat de mogelijkheid om op te slaan waarna er gesynchroniseerd wordt. Het is zaak om regelmatig te synchroniseren. Een goede communicatie tussen de beheerder van Foleta en de Keuzevak beheerder is daarbij belangrijk.

 

Instroom in Keuzevak

Leerlingen -> Importeren -> Basis en Elders


De aanmeldingen van de basisschoolleerlingen en leerlingen die instromen in een hoger leerjaar is in volle gang. Voor een goede werking van Keuzevak (S2.3.2) in Foleta is het zaak dat deze leerlingen ook in Keuzevak staan. De leerlingen kunnen geïmporteerd worden in Keuzevak. Dit kan doormiddel van een export vanuit de leerlingenadministratie en vervolgens via Leerlingen-Importeren de leerlingen in te lezen in Keuzevak. Let er hierbij op dat de leerlingen die van de basisschool komen de opleiding Basis krijgen en de leerlingen die instromen in een hoger leerjaar de opleiding Elders. Daarna kan er via Prognose-Basis of Prognose-Elders aangegeven worden in welke opleiding de leerlingen geplaatst worden.

 

De prognose naar Excel

Prognose -> Naar Excel


Het is mogelijk om de prognose per opleiding of per groep naar Excel te exporteren, zodat deze gegevens bij bijvoorbeeld klassenbesprekingen gebruikt kunnen worden. Dit is mogelijk in hetzelfde scherm als waar de prognoses per opleiding of per groep ingevoerd worden.

 

Gekozen vakken - inloggen als leerling


Het is voor iemand met de juiste rechten mogelijk om in gekozen vakken in te loggen als leerling. Ga daarvoor naar de opleiding waarin de betreffende leerling zit, zoek de leerling op en klik op “inloggen” in de 2e kolom van het scherm. Als dit gedaan wordt dan wordt het volledige formulier van de leerling doorlopen. Bij het opslaan van het vakkenpakket worden nu ook de juiste labels toegekend aan de vakken.
Natuurlijk kun je ook rechtstreeks de vakken aanklikken in het scherm gekozen vakken. Je hebt dan alleen niet de controle of het vakkenpakket dat gekozen wordt een toegestaan vakkenpakket is.

 

Gekozen vakken exporteren

Gekozen vakken -> Exporteren

De gekozen vakken kunnen worden geëxporteerd naar het leerlingenadministratieprogramma en/of naar het roosterprogramma. Dit gaat via het Gekozen vakken en dan vervolgens het submenu Exporteren. Er kan per opleiding of per huidige groep aangegeven worden voor welke applicatie er een export gemaakt dient te worden. Ook kunnen er door middel van het weghalen van vinkjes labels uitgesloten worden die niet meegenomen moeten worden in de export naar bijvoorbeeld het roosterprogramma. Als bijvoorbeeld het label “ev” van “extra vak” uitgevinkt wordt, komen de vakken met dat label niet mee in de export.

 

Keuzevak in Foleta

Foleta - Keuzevak (S2.3.2)


In Foleta is in menu Keuzevak S2.3.2 meteen zichtbaar wat de gevolgen van de keuzes zijn. Het menu bestaat uit 2 tabbladen. Op het tabblad Opleidingen (S2.2.4) is op opleidingsniveau met een kleur zichtbaar wat de verschillen zijn tussen de leerling prognoses in Foleta en Keuzevak en wordt duidelijk of er meer of minder klassen nodig zijn. Op het tabblad Lessentabel (S2.2.5) is dit voor alle keuzevakken duidelijk. De gegevens uit de transportkolommen kunnen eenvoudig gekopieerd worden naar Opleidingen (S2.2.4) en Lessentabel (S2.2.5). Eventueel is het mogelijk om de gegevens uit de kolom transport handmatig te overschrijven. Zie support Foleta en support Keuzevak voor meer informatie. 

 

Ouder(s)/Verzorger(s)


Als leerlingen een vakkenpakket hebben ingevuld in Keuzevak kan een school er voor kiezen om de ouders te vragen of ze akkoord zijn met het vakkenpakket. Om dit te realiseren is in de laatste release van keuzevak hiervoor een mogelijkheid ingebouwd.
Er is een nieuw hoofdmenu item toegevoegd genaamd Ouders. Het menu heeft diverse submenu’s die voor zich spreken.
In submenu Importeer e-mail kunnen de e-mailadressen van maximaal 2 ouders/verzorgers per leerling geïmporteerd worden. Deze e-mailadressen worden gebruikt om de ouder(s)/verzorger(s) te mailen voor de accordering van de gekozen vakkenpakketten.
Het submenu Mailen biedt de mogelijkheid om per opleiding of groep, e-mails te versturen naar de ouders.
De ouders/verzorgers ontvangen een mail met daarin een link waarmee ze de gekozen vakkenpakket(ten) van hun zoon/dochter kunnen zien. Doormiddel van een druk op de knop “ja, akkoord” of “nee, niet akkoord” kan worden aangeven of zij wel of niet akkoord gaan met de keuzes van de leerling. Daarnaast is het mogelijk voor de ouders om een opmerking te plaatsen.
In het submenu Status is zichtbaar of ouders akkoord zijn of niet met het gekozen vakkenpakket. Als een ouder een opmerking heeft gemaakt dan is dit hier zichtbaar.

Tenslotte is ook in Gekozen vakken een extra kolom “O.A.” toegevoegd, waarin door middel van een grijze, groene of rode vinkjes is aangegeven of ouders akkoord zijn of niet met het gekozen vakkenpakket.

 

Support


Alle functionaliteiten worden uitgebreid beschreven in de support van Keuzevak.
Zie support.keuzevak.nl.

 

Verdere ontwikkeling


De komende periode zullen er een aantal extra exportmogelijkheden ontwikkeld worden en zal er functionaliteit komen waarmee bij gekozen vakken de labels zichtbaar zijn en aangepast kunnen worden.

 




;