Up-to-date met Foleta: april 2021

Felix Maseland | 14 april 2021

In de april-editie van onze nieuwsbrief geven we o.a. handvatten om het einde van dit schooljaar de formatie voor volgend jaar definitief te kunnen maken en antwoord op de vraag: 'Hoe krijg ik de klascodes in menu S3.1.3 lessen aan klassen zichtbaar? Ook vertellen we meer over onze totaaloplossing Fusyon en vroegen we Aat van Genderen, directeur Willem de Zwijger College in Papendrecht, wat hun corona-aanpak is en hoe de inzet van Foleta hierbij geholpen heeft.

Waar staan we op dit moment in de formatie?

 

Een vraag die roostermakers & planners op dit moment bezighoudt. Onderstaand hebben we een aantal vragen opgesteld waarin we handvatten geven welke stappen nu ondernomen dienen te worden om aan het einde van dit schooljaar de formatie voor volgend jaar definitief te kunnen maken.

 

1. Hoe ver zou een school moeten zijn op dit moment in het formatieproces?

 

Op dit moment is het belangrijk dat een school er aan toe is om een getalsmatige verdeling van de lessen( Foleta 3.1.2.) te gaan maken, zodat medewerkers onder voorbehoud weten waar ze volgend jaar aan toe zijn. Dit is vooral van belang voor mensen met een tijdelijke aanstelling. Door het inschatten van een getalsmatige verdeling weet de medewerker hoeveel lessen hij volgend jaar mogelijk gaat geven. Dit kan alleen maar als een school dit kan baseren op een goede prognose. Een goede prognose is gebaseerd op de voorlopige pakketkeuze van de leerlingen en natuurlijk in afstemming met het budget. Daarnaast is het belangrijk dat de aanmeldingen voor de brugklas binnen zijn.

 

2. Wat moet ter voorbereiding op het verdelen van de lessen allemaal gedaan zijn op formatiegebied?

 

Op leerlingniveau moet een prognose gemaakt worden waarin een schatting wordt gedaan welke leerlingen overgaan, blijven zitten of afstromen komend schooljaar. Daarnaast is het belangrijk dat de vakkenpakketkeuze van de leerlingen afgerond is, waarbij er nog ruimte mag zijn om de keuze te wijzigen. Met betrekking tot de aanmeldingen voor de brugklas van komend schooljaar is het precieze leerlingaantal minder van belang, maar moet het aantal nieuwe brugklassen wel vastgesteld zijn. Uiteraard is het wel noodzakelijk dat door middel van het maken van de lessentabellen vastgesteld is hoeveel uur van welk vak gegeven gaat worden. Tevens moet bekend zijn welke taken er voor hoeveel uur volgend jaar door de docenten gegeven kan worden. Hierdoor is het aantal lessen en het aantal taken voor volgend jaar bekend en daarmee ook de formatie die benodigd is.

 

3. Waar moet ik rekening mee houden bij het verdelen van de lessen?

 

Voordat de lessen verdeeld kunnen worden is het van belang dat de grootte (het aantal uren dat het kost) en persoonsgebonden taken (bijvoorbeeld decanaat) eerst toebedeeld zijn, want dit heeft invloed op het aantal lessen die de docent nog kan geven. Andere zaken die invloed hebben op het aantal lessen dat de docent kan geven kunnen  een lerarenbeurs of startersregeling zijn. Deze moeten uiteraard ook eerst verwerkt worden. Op die manier wordt bekend hoeveel lessen een docent binnen zijn betrekkingsomvang nog kan geven.

 

4. Wat zijn daarna de eerstvolgende stappen? (3.1.3. lessen aan klassen toedelen)

 

Na het verdelen van de lessen (de getalsmatige lesverdeling) kan de verdeling per klas gemaakt worden. Hiermee worden de klassen verdeeld over docenten rekening houdend met de getalsmatige verdeling uit de vorige stap. Op front van verdeling van de klassen kan de roostermaker nu gaan proefroosteren. Een proefrooster wordt nu gemaakt om eventuele blokkades vroegtijdig te signaleren en voor de zomervakantie aan te passen. Ook kunnen nu de overige taken verdeeld worden, maar ook bijvoorbeeld mentoraten kunnen toebedeeld worden.

Hoe krijg ik de klascodes in menu S3.1.3 lessen aan klassen zichtbaar?

 

Wanneer de vacatureplanning in foleta menu S3.1.2 lessen aan secties is afgerond, gaat het volgende proces van docenten op klassen/groepen zetten beginnen. In Foleta gebeurt dat in menu S3.1.3 lessen aan klassen.

Om dit goed te kunnen doen, is het handig dat we bij de gemaakte groepen de klasnamen laten verschijnen. In onderstaand voorbeeld ziet u in de kolom ‘groep’ de klasnamen staan.
We laten u nog even zien hoe u dit voor elkaar krijgt.

In het rode kader is per gemaakte groep de klasnaam weergegeven. Om dit te kunnen realiseren hebben we hiervoor twee menu items nodig binnen Foleta:

- S1.1.7 Klascodes

- S2.2.7 Toedelen klascodes/mentoren

 

Stap 1:

We beginnen in menu S1.1.7.
In S1.1.7 moet wordt de ‘voorraad’ van klas/groepsnamen aangemaakt of ingelezen. Het is dus niet meer dan een platte lijst van klascodes/groepsnamen. Zorg dat de klascodes actief zijn.

Stap 2:

Ga naar menu S2.2.7 Toedelen klascodes/mentoren, tabblad Klas/Opleiding/Mentor

- kies bij elke klascode de juiste opleiding
- kies eventueel een 1e of 2e mentor voor die klas
- klik op de groene button Opslaan

In onderstaand voorbeeld koppelen we klascode T2a aan de opleiding T2 en mentor Barbara Visser.

Na het koppelen wordt stap drie gevolgd. 

Stap 3.

Voorstel genereren voor het toedelen van de klas/groepscodes.

- Blijf in menu S2.1.7 maar kies voor tabblad Groepen.

Merk op dat de kolom Klascodes leeg is.

- klik dan op de button Genereer voorstel toedeling.

Daar waar Foleta een voorstel kan maken wordt de kolom Klascode gevuld. Het voorstel staat in de ‘gele’ achtergrond.

- klik op de groene button Opslaan om het voorstel te accepteren.

Het resultaat is te zien in S3.1.3 Lessen aan klassen. 

In menu S3.1.3 kan geklikt worden op  een op een klascode. Dan wordt zichtbaar welke docenten nog meer aan deze klas gekoppeld zijn.

Voor hier voor meer informatie en specifieke oplossingen.

 

Aanpak Corona op het Willem de Zwijger College in Papendrecht

 

Collega's Marian Hoekstra en Ellen Messing spraken Aat van Genderen, directeur Willem de Zwijger College, over het coronabeleid binnen zijn school en hoe de inzet van Foleta hierbij geholpen heeft. Klik hier voor het interview!

Releasenotes

 

Klik hier voor een opsomming van de aanpassingen die in Foleta zijn aangebracht in de laatste release. In support van Foleta is meer informatie beschikbaar. Bij vragen kunt u contact opnemen met de helpdesk van Foleta.

Fusyon (Foleta-Keuzevak-Xedule-Myx), de totaaloplossing voor formatieplanning, pakketkeuze en roosteren voor het VO!

 

Het leven wordt een stuk eenvoudiger als vanuit één oplossing de formatieplanning en het roosteren gedaan kan worden. Bij iedere verandering in het rooster is meteen duidelijk wat de formatieve consequenties zijn. Met Fusyon bieden wij u een modern en innovatief platform, als samensmelting van bewezen oplossingen ter ondersteuning van de processen formatieplanning, capaciteitsmanagement en roostering. Fusyon is ontwikkeld om onderwijslogistiek en formatieplanning te verzorgen voor het Voortgezet Onderwijs. De afgelopen periode hebben we een aantal nieuwe Fusyon scholen mogen verwelkomen. Mocht u belangstelling hebben voor een demo van Fusyon neem dan vooral contact op met support van Foleta zodat we een afspraak in kunnen plannen. Klik hier voor meer informatie.

Webinar: klassen verdelen(S3.1.3), de eerste vervangingen(S3.1.1) en proefroosteren

 

Op 21 mei aanstaande om 14.30 uur is het volgende webinar van Foleta.
Voor de meivakantie zijn de lessen getalsmatig verdeeld over de docenten. Het mobiliteitsoverleg is geweest, de eventuele vacatures zijn bekend. De prognose wordt nu eerst niet meer aangepast, dit gebeurt weer na de laatste rapportvergaderingen.
Dat betekent dat er nu tijd is voor het verdelen van de klassen. Want als dat gedaan is kan de roostermaker proefroosteren en daarmee wellicht blokkades in het rooster ontdekken zodat daar op geanticipeerd kan worden.
Als de klassen verdeeld zijn, kunnen ook de verloven die een deel van het jaar betreffen ingevoerd worden, zodat de klassen van de afwezige docent vervangen kunnen worden. In dit webinar gaan we daarom kijken naar het verdelen van de klassen (S3.1.3), vervangingen (S3.1.4) en komen ook een paar zaken met betrekking tot het rooster aan de orde (S2.2.7).

Klik hier om je aan te melden voor dit Webinar!

 

Nieuwsbrief keuzevak

 

Begin april is er voor keuzevak een nieuwsbrief verschenen. Klik hier om deze te bekijken.

 

Gezocht: nieuwe ontwikkelaar Foleta

 

In verband met de grote groei die we op dit moment doormaken zijn we op zoek naar een software developer ter uitbreiding van ons team in Arnhem. Klik hier voor de vacature. Binnen Advitrae Groep zijn we voor ons kantoor in Eindhoven op zoek naar een medewerker supportdesk en een software tester. Klik hier om deze vacatures te bekijken.