ROC Mondriaan aan het woord over Foleta

Sandra Polman | 06 juni 2017

Bij ROC Mondriaan in Den Haag ging Foleta in gesprek met Ton Baak, adjunct-schooldirecteur Metaal-, Elektro- en Installatietechniek (MEI). ROC Mondriaan is een Regionaal Opleidingen Centrum in Haaglanden met vestigingen in Den Haag, Delft, Leiden en Naaldwijk. De organisatie telt ongeveer 18.000 mbo-studenten en 4.000 cursisten educatie inclusief VAVO. Er werken circa 1.900 medewerkers. Een gesprek over de implementatie van Foleta.

Hoe kwam u terecht bij Foleta?

Baak: “Twee teams werkten ieder in een eigen Excelbestand aan de toedeling van taken en lesuren. Informatie werd onvoldoende gedeeld. Hierdoor werd de formatie onoverzichtelijk en werden soms fouten gemaakt. Toevallig werkt mijn vrouw ook in het onderwijs en op haar school werken ze al langer met Foleta en hebben daar goede ervaringen mee. Vandaar dat ik contact gezocht heb met Foleta en in gesprek raakte met Wim Gieling. Via TeamViewer hebben wij besproken wat onze wensen waren en welke mogelijkheden Foleta biedt. Vervolgens kwam Jan de Vries bij ons op locatiebezoek en sloten mijn collega teamvoorzitters van onze school en de school voor Bouw en Infra aan.

 

Op dat moment hebben de scholen MEI en Bouw en Infra besloten te starten met Foleta. Deze twee scholen delen lokalen en maken gebruik van dezelfde roostermaker. Daarbij is een grote verbetering dat de hele campus Techniek nu werkt met dezelfde periodes. Dit was voorheen niet het geval. De verdeling van lessen en taken gebeurt nu over de hele school en niet langer per team.”

Foleta gebruikersdag
De heer Ton Baak van het ROC Mondriaan in Den Haag.

Welke voordelen biedt Foleta voor u?

“We merken nu al dat de gegevens door het gebruik van Foleta inzichtelijker geworden zijn. De teams werken nu beter samen en we zijn minder afhankelijk van de kennis en ervaring van individuele collega teamvoorzitters. Het maakt ons als school minder kwetsbaar.

 

Bij de implementatie van Foleta komt wel veel handwerk kijken, omdat de structuur van de Excelbestanden zich niet leende voor export. Onze medewerkers leerden zo meteen het programma kennen. Ook belangrijk: medewerkers begrijpen meteen het belang van goed gebruik van Foleta. Mede door het enthousiasme van de coördinerende collega’s over het gebruik van Foleta verliep de implementatie soepel.

Ik adviseer elke school om scholing te koppelen aan implementatie en er zo een Turn Key Project van te maken.

 

Beide scholen maken gebruik van roosterprogramma Untis. Gegevens uit Foleta kunnen daarnaar geëxporteerd worden. Dit levert winst op doordat er geen fouten meer gemaakt worden tijdens het handmatig overzetten. Ook is er een mogelijkheid voor een jaaroverzicht in plaats van periodes.

 

Ons streven is dat de taken, lessen enzovoort vóór de zomervakantie zijn verdeeld en gebudgetteerd. Hiermee zijn we proactief en voorkomen we dat we meteen na de zomervakantie al achter de feiten aan lopen. Ik voorspel dat we er voor volgend jaar minder tijd voor nodig zullen hebben. Nu de structuur staat is het een kwestie van het schooljaar kopiëren en mutaties uitvoeren.”

 

Hoe zit het met HRM in Foleta?

“We maken nu nog geen gebruik van de HRM mogelijkheden van Foleta. Dit is een strategische keus, wellicht dat dat in de toekomst verandert. Voor nu wilden we graag snelheid houden in de implementatie en hebben we gekozen voor geanonimiseerde invoering. Hoe dat in de toekomst zal gaan is nog niet bekend. ROC Mondriaan is een grote organisatie en HRM is een stafafdeling die boven alle scholen opereert. De schooldirecteur, Gerard Meyer heeft contact met de andere directeuren binnen de organisatie en is enthousiast over het gebruik van Foleta.”

 

Hoe bevalt de samenwerking met Foleta tot nu toe?

“Je merkt dat Wim en Jan weten waarover ze praten. Hun ervaring met formatieplanning en het onderwijs maakt dat Foleta een programma is waar een filosofie achter zit. Foleta is niet de heilige graal waarmee alle problemen direct worden opgelost. Het is van groot belang dat de structuur goed wordt neergezet en de gegevens correct in Foleta worden overgenomen. Nu dat loopt sluit Foleta aan bij onze behoefte aan transparantie.”

 

Eerder verscheen het interview Nordwin College aan het woord over Foleta.