Nog bezig met de formatie en toch al klassen toedelen aan de medewerkers?

Jan de Vries | 07 juni 2018

Formeren is een cyclisch proces, door steeds betere informatie en bijstellingen ontstaat een beter eindresultaat. Foleta laat u zien waarom, ondanks dat de formatie nog niet afgerond is, het toch aan te raden is om de klassen al toe te delen aan de medewerkers.

In deze tijd van het jaar is er al veel bekend met betrekking tot de formatie van volgend schooljaar. Op grond van de prognose weet u van welk aantal klassen u uit moet gaan, de vakkenpakketkeuze is geweest en dus het aantal leerlingen per (keuze)vak is ook bekend.
De takenlijst is vastgesteld en de grote taken en de persoonsgebonden taken zijn al toegedeeld.
U heeft gecontroleerd dat de geplande lessen en taken passen binnen het toegewezen budget.
Om de vacatures te bepalen heeft u de lessen getalsmatig toebedeeld aan de medewerkers.

 

Ook de roosterwensen zijn geïnventariseerd en na goedkeuring ingevoerd in het roosterprogramma zoals bijvoorbeeld Untis, Masterplan of Zermelo.

 

Dan is nu het moment aangebroken om de klassen toe te delen aan de medewerkers.

 

Klassen verdelen in Foleta

Pas na de laatste rapportvergadering is bekend of het aantal lessen gebaseerd op de prognose precies zo uit komt als u had verwacht.
Toch is het nu al toedelen van de klassen aan te raden omdat u daarmee eventuele knelpunten in beeld krijgt en kunt oplossen.
Soms wordt dit toedelen door een teamleider gedaan, maar Foleta biedt ook de mogelijkheid om dit binnen de sectie te laten doen door de sectievoorzitter inlogrechten te geven op zijn eigen sectie(s).
Deel eerst de klassen toe zonder dat er al rekening gehouden wordt met verlof en afwezigheid gedurende een deel van het jaar; je moet immers eerst weten welke klassen je tijdens die afwezigheidsperiode moet laten vervangen.

 

Wellicht dat u de toedeling aan moet passen omdat het aantal toegewezen uren niet past bij het aantal uren per klas; 14 uren moeten invullen met alleen 3-uurs klassen kan leiden tot het besluit om een klas met een collega te delen, of juist een bijstelling van de 14 uur naar 15 (en dan minder taken) of 12 en dan meer taken.
Na de toedeling kan de schoolleiding beoordelen welke medewerkers in een bepaalde klas lesgeven en zo nodig dit nog aanpassen.

 

Proefroosteren

Als de klassenverdeling dan rond is, is het raadzaam om te proefroosteren.
Hierbij kunnen knelpunten gesignaleerd worden als het gaat om beschikbaarheid van docenten in een cluster van vakken. Wellicht moet dan die beschikbaarheid aangepast worden of moet er toch gekozen worden voor een andere klassenverdeling.
Door gebruik te maken van de mogelijkheid het rooster te exporteren wordt nu ook al gecontroleerd of alle vaknamen, docentafkortingen in beide applicaties overeenkomen.

 

U ziet: Formeren is een cyclisch gebeuren, door steeds kleine bijstellingen uit te voeren wordt het resultaat steeds beter.

 

Definitieve klassenverdeling

Alle bovenstaande toedelingen zijn natuurlijk onder voorbehoud van de uitkomst van de rapportvergaderingen.
Pas dan weet u of uw prognose goed was en of er wellicht nog kleine bijstellingen nodig zijn.
De mooiste uitkomst is dat het aantal klassen klopt en er hoogstens op vakniveau een kleine aanpassing nodig is.
In dat laatste geval kan de roostermaker ook doorgaan met het proefrooster, anders zal er wellicht opnieuw geroosterd moeten worden.

 

Gelukkig hebt u, omdat u op tijd begonnen bent met het (onder voorbehoud) toedelen van klassen een aantal knelpunten al vroegtijdig kunnen signaleren en oplossen.

 

Wellicht ook voor u interessant

Het eerder verschenen artikel Hoe werk ik door aan de formatie, terwijl nog niet alle vacatures gevuld zijn?