Maarten Delen adviseert: registreer de coronagelden in Foleta.

Hans Kuppens | 02 december 2020

Op het Liemers College (Didam/Zevenaar) onderzocht formatieplanner Simon Duijs of hij de administratie van de inhaal- en ondersteuningsprogramma’s (IOP) in Foleta zou kunnen regelen. En dat bleek prima te doen. Met als groot voordeel dat het geïntegreerd is met de formatieplanning en de jaartaak in Foleta. Dus geen dubbele administratie met mogelijke verschillen en extra werk. En met gebruikmaking van de al aanwezige rapportages.

Algemeen directeur Maarten Delen was enthousiast en vroeg Simon een en ander voor te bereiden voor de schoolleiders van de verschillende vestigingen zodat ze er snel en prettig mee aan het werk konden. Dat is gelukt. Gebruikers werken er probleemloos mee.

Voor het toedelen, registreren en rapporteren van de besteding van de subsidies voor IOP is Foleta zeer geschikt. Een apart Excelletje is niet nodig.

Simon Duijs
Formatieplanner Simon Duijs van het Liemers College

Hieronder beschrijf ik in het kort hoe het onderdeel projecten in Foleta door Simon is ingericht en welke instructie hij heeft gegeven aan zijn collega’s om ermee te werken. Maar voordat ik hieraan begin wat achtergronden.

De coronagelden


Door het wegvallen van lessen door Corona zijn er leerlingen die met achterstanden te kampen hebben gekregen. Om de scholen te ondersteunen bij het wegwerken hiervan is er een subsidieregeling ontstaan. Het komt erop neer dat scholen voor zo’n 10% van de leerlingen ondersteuning kunnen aanvragen. Per leerling is dat 30 klokuren en elk klokuur staat voor 30 euro. Op één locatie gaat het om 50 leerlingen: 50 x 30 x 30 = 45.000 euro. De gelden kunnen besteed worden aan het maken van inhaal- en ondersteuningsprogramma’s, het inzetten van docenten en OOP’ers (intern en extern), het regelen van materiaal, van vervoer, etc.

 

Dan moeten er wel wat dingen geregeld worden:

 

Het gebruik van de projectadministratie in Foleta voor het registreren van de IOP’s

Met die wensen in het achterhoofd kijken we naar de inrichting op het Liemers College.

 

De voorbereiding door de formatieplanner

 

De projectadministratie in Foleta is geschikt voor besturen die de scholengroepen en scholen dezelfde codes willen laten gebruiken om zo in control te zijn. Het gebruik van de juiste coderingen wordt afgedwongen. In menu B1.1.1 zijn voor de Gelderse Onderwijsgroep Quadraam (waar het Liemers College onder valt) twee projectcodes aangemaakt:

Vervolgens worden bij alle scholengroepen deze codes weergegeven in menu G1.1.3 Projecten. In de tab Scholen van G1.1.3 wordt voor elke school van het Liemers College aangeven of deze gebruik maakt van de projectcodes.

 

Automatisch verschijnen de twee projecten als een taakgroep in menu S1.1.5. De school kan nu zelf taken maken en deze in menu S2.2.8 koppelen aan de projectcode.

 

De administratie door de teamleiders

 

De schoolleiders loggen in in Foleta. Simon heeft een instructie geschreven over hoe ze de taken moeten registreren. Ze kunnen taken aanmaken op hun eigen school en de taken koppelen aan de bestuurs-taakgroepcode. Ook vullen ze zelf het aantal leerlingen in waarvoor subsidie is aangevraagd, a 30 klokuren per leerling.


Budget in geld

 

Het individuele uurtarief wordt in Foleta automatisch uitgerekend. Het is gebaseerd op de salarissen (G2.1.2) en de werkgeverslasten (G2.2.1). Als dan vervolgens de uren worden ingevoerd die een medewerker aan een IOP programma besteedt, wordt uitgerekende om hoeveel geld het gaat. En dat kan worden vergeleken met het budget om zo zicht te hebben op de uitputting.

 

Het budget wordt genoteerd in menu S2.4.1, in de tab: Baten en lasten projecten.


Toedeling van de uren

 

Op het Liemers College heeft men ervoor gekozen de uren in taken weg te zetten. De schoolleiders delen die uren toe in menu S3.1.1 Taken. De medewerkers staan allemaal al in Foleta, dat weer gekoppeld is aan het HRM-systeem, ook bijvoorbeeld de studenten die aangetrokken zijn voor de ondersteuning. Iedereen krijgt een jaartaak uit Foleta waarop de projecturen te zien zijn.

 

Rapportages

 

In menu S2.4.2 Formatieplanning, tab Overzicht, krijgt men onderaan een overzicht van de uitputting van de projectgelden. Je ziet onderaan achtereenvolgens het budget van een school, de besteding aan personele lasten en het resterende budget.

Rapport S41.49 laat de projectadministratie zien. Die administratie is in te zien voor de gehele scholengroep en ook per school. Het is een export naar Excel, er kan onder andere gefilterd worden op de projectcode. Het is geschikt als verantwoording naar de accountant, HRM, de centrale financiële administratie en de subsidieverstrekker.

 

Stand van zaken november 2020

 

Simon wil verder nog kwijt dat de overheid de regeling heeft versoepeld. Scholen mogen ook preventief activiteiten onder de subsidieregeling laten vallen wat inhoudt dat ze beter kunnen plannen en de saldi van medewerkers kunnen inzetten en het hoeft niet meer strikt als individueel programma worden beschreven.

 

Tot slot

 

Ik hoop dat deze beschrijving aanleiding kan zijn om van deze fraaie module van Foleta gebruik te maken. Maak bij het inrichten ervan gebruik van het artikel op support waarin het gedetailleerd is beschreven

 

Auteur: Hans Kuppens, medewerker support en oud leerling van het Liemers College.

 

Naslag