LVO Noord aan het woord over Foleta

Sandra Polman | 06 maart 2017

Bij het Raayland College in Venray sprak Foleta met Jeffreye Vossen, lid Centrale Directie bij cluster LVO Noord. Onder het cluster vallen drie middelbare scholen in Noord- en Midden-Limburg: het Bouwens van der Booijecollege in Panningen, het Dendron College in Horst aan de Maas en het Raayland College in Venray. Het werd een gesprek over formatieplanning bij krimp en de waarde van de benchmarking die Foleta biedt.

Hoe zijn uw ervaringen met Foleta?

Vossen: “Wij werken met zes locatiedirecteuren die verantwoordelijk zijn voor de formatie van hun scholen. Vanuit mijn vorige functie als directeur van het College Weert-Cranendonck had ik al behoorlijk wat ervaring opgedaan met het werken met Foleta. Mede daardoor hoort het ondersteunen van de locatiedirecteuren bij het opstellen van de formatie tot mijn takenpakket.
 

Foleta was redelijk nieuw in het cluster. Daarom hebben we het hele proces rond werken met Foleta opnieuw opgebouwd. Dat wil zeggen dat we samen vanaf de basis zijn begonnen. Hierdoor wordt bijvoorbeeld de koppeling tussen formatie en financiën binnen het cluster op dezelfde manier behandeld. Door een uniforme inrichting van Foleta pakken we de formatieplanning identiek aan.”

Wat was voorheen de situatie rondom de formatieplanning?

“Foleta werd op alle scholen van het cluster al wel gebruikt, maar op verschillende manieren. Voor de ene school was Foleta vooral een programma waarmee de lessen verdeeld werden. Op een andere school werd Foleta integraal gebruikt, bijvoorbeeld om er prognoses mee te kunnen maken.
 

Wanneer je een cluster van scholen vormt is het logisch om het hele systeem op dezelfde manier in te richten. Dat bouwen we nu langzaam op. Zoals gezegd brengen we eerst de basis op orde. Dat wil zeggen: het werken met secties, lessenverdeling, aanstellingsoverzichten. Stap voor stap trekken we de basis gelijk. Vervolgens gaan we dat uitbreiden, onder andere met de prognose modules en de financiële module. Hierdoor kunnen we als cluster de koppeling maken tussen budget en datgene wat we daadwerkelijk aan formatie inzetten.” 

Wat is voor jullie het belang van de financiële module?

“De belangrijkste reden voor het gebruik van de financiële module is om de locatiedirecteuren zelf inzicht te geven op de vraag: ‘Zit ik nog binnen mijn budget?’ Met de financiële module van Foleta kan de locatiedirecteur direct zelf zien of er nog budget is. Het is niet langer nodig om eerst te rade te gaan bij andere afdelingen. 

Daarbij is het soms lastig dat Foleta op een bepaalde manier is ingericht. Foleta volgt de afspraken binnen de cao. Dat is ook goed, dat zijn de richtlijnen. Maar scholen hebben soms eigen aanvullende voorwaarden of regelingen. Dat geldt ook voor onze stichting, LVO.
 

Een mooi voorbeeld daarvan vind je in de manier hoe Foleta van netto naar bruto komt en hoe wij dat op stichtingsniveau doen. Daarin zit een verschil. Er moet dus een hertaling plaatsvinden, waarvoor wij op bestuursniveau een werkgroep hebben ingericht. Met die werkgroep zijn we eigenlijk heel basaal een programma van eisen aan het opstellen. Aan de hand van dat eisenprogramma gaan we met Foleta in gesprek. Foleta is als marktleider daarin een professionele sparringpartner met wie we dat soort afspraken goed kunnen maken.”

Welke voordelen biedt het gebruik van Foleta u?

“Foleta maakt het mogelijk eenvoudig overzichten te maken. De managementrapportages bieden ons snel en efficiënt inzicht in allerlei vraagstukken die we hebben. Bijvoorbeeld: ‘Hoeveel rekenen we voor een bepaalde taak en hoeveel geven we er werkelijk aan uit?’
 

Daarnaast is het voor ons ook prettig dat je in Foleta vanuit de grove verdeling van de financiën naar de individuele taakbriefjes van de docenten kunt komen. Foleta maakt dat voor ons op een transparante, stapsgewijze manier mogelijk.

Ook de benchmarking met andere scholen is van belang. Zodra we iets hebben geïmplementeerd, op stichtingsniveau of in een scholengroep, willen we dat kunnen vergelijken. Wij zitten namelijk als scholengroep in een krimpregio. Dat betekent dat we extra kritisch moeten kijken naar de verdeling van onze middelen. We weten zo hoe wat we doen in verhouding staat tot de werkwijze van andere scholen.
 

Door Foleta in te richten als cluster Noord kunnen we al op kleine schaal vergelijken. Daarom willen we het op stichtingsniveau eenduidig hebben ingericht en het uniform aanpakken. Hierdoor kunnen we nog eenvoudiger informatie uit de benchmarking krijgen. Op basis daarvan kunnen we beter onderbouwde keuzes maken.

Als expert op gebied van programmering van het formatieproces is Foleta voor ons een goede, behulpzame overlegpartner. Foleta-accountmanagers zoals Marian Hoekstra en Wim Gieling zijn hiervan goede voorbeelden. Daar zijn we dan ook zeer tevreden over.”