Koning Willem ll College aan het woord over Foleta

Sandra Polman | 03 oktober 2017

Het Koning Willem II College maakt samen met het Beatrix College en het Reeshof College deel uit van Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Tilburg (stichting OVOT). De school bestaat 150 jaar en begon in het Paleis van Koning Willem II. Sinds 1971 is het Willem II gevestigd aan de Tatraweg. De 1550 leerlingen zijn verspreid over mavo, havo, vwo en gymnasium. Het ontwikkelen van talent is een belangrijk speerpunt. Leerlingen kunnen kiezen voor plusprofielen zoals een atelierklas, een podiumklas, (top)sport of ICT & mediadesign. Hierdoor ontstaat een mix van leerlingen van allerlei achtergronden en interesses. Foleta sprak op deze school met Ruben Koeweiden, directeur bovenbouw.

Hoe kwam u terecht bij het Koning Willem II College?

Koeweiden: “Ik heb gesolliciteerd op de functie afdelingsdirecteur havo. Ik was hiervoor afdelingsmanager in Amstelveen op het Amstelveen College en daarvoor op UniC in Utrecht docent, teamleider en afdelingsleider. Ik werk nu ruim 1,5 jaar op deze school. Vorig jaar, na het vertrek van de rector, hebben wij een reorganisatie doorgevoerd om efficiënter te kunnen werken. Dat was ook het moment dat wij gebruik zijn gaan maken van Foleta, om meer inzicht te krijgen in de formatie en betere sturing te realiseren. Daarbij houdt de raad van toezicht op afstand de organisatie in beeld en het bestuur regelt het dagelijks toezicht. 

Ruben Koeweiden, directeur bovenbouw
Ruben Koeweiden, directeur bovenbouw

Vanaf schooljaar 2017/2018 bestaat de structuur uit 6 afdelingen, elk met maximaal 20 personeelsleden en 400 á 500 leerlingen. Dit was ook het eerste schooljaar waarvoor we Foleta gebruikten. Eerst voor de formatieplanning, later ook voor vervangingen en mutaties. 

 

Vanuit de stichting OVOT is voor onze 3 scholen de keuze voor Foleta gemaakt. Bijzonder hierin is dat het Reeshof College ook nog deels onder een andere stichting valt.
Ik ben zelf niet betrokken geweest bij het proces, maar ik vind het een logische keuze. Foleta is een programma dat flink in opkomst is. Veel scholen in Nederland gebruiken het. Foleta levert voordelen in schaal, maar bijvoorbeeld ook benchmarks en het is een heel gebruiksvriendelijk programma. Bij het Amstelveen College gebruikte ik het ook.”

 

Hoe is de implementatie van Foleta verlopen?

“Vanuit de stichting is er een stuurgroep gevormd voor de implementatie. Na het opstellen van een projectplan van aanpak werd het format geleverd en heeft Marian Hoekstra vanuit Foleta de implementatie begeleid. Doordat het takenbeleid binnen de scholen van de stichting niet gelijk was is gekozen voor decentrale implementatie. Je ziet dat de scholen langzaamaan meer gezamenlijk optrekken. Formatieplanning is daarvan een voorbeeld. Je kunt je voordeel doen door van elkaar te leren, maar zeker ook door zaken samen op te pakken.

Er is zowel bij Marian als bij de helpdesk van Foleta veel expertise aanwezig. Foleta is een gebruiksvriendelijk systeem, maar je moet er wel even goed voor gaan zitten. Werken met een kloppende formatie maakt de gebruikers van Foleta binnen onze school erg enthousiast.”

 

Hoe zijn uw ervaringen met de mogelijkheden van Foleta?

“Het is goed dat je wordt gedwongen met de basis te beginnen: inrichting, lestabellen, taakbeleid. Daarna kun je verder met bijvoorbeeld statistische prognoses en financiën. De gebruikersdag waar ik ben geweest was voor mij ook interessant en informatief.
Foleta is een programma dat je ontdekt door het te gebruiken. Je kunt zelf fictieve scenario’s aanmaken om te zien welke gevolgen beslissingen hebben. Zo weet je aan welke knoppen je moet draaien. Als je dat vaak genoeg doet kun je lezen en schrijven met het programma.

 

Het feit dat je in Foleta kunt selecteren op bevoegdheden en kunt schuiven met mensen met meerdere bevoegdheden is echt ideaal. Ik ben heel tevreden met het werken met Foleta. Ik gebruik waarschijnlijk nog maar de helft van de mogelijkheden, dus het belooft nog meer voor de toekomst. Het is eigenlijk een soort verslaving: je moet er helemaal induiken en op een gegeven moment krijg je er schik in. Zo gebruik ik het formatieoverzicht erg veel, omdat het je meeneemt in het proces.”

 

Hoe verliep de inrichting van Foleta voor schooljaar 2017/2018?

“Dit schooljaar zijn we gestart met de plusklassen. Tijdens de implementatie van Foleta waren de details hierover nog niet bekend, maar doordat de basis goed stond is deze verandering toch goed verwerkt. Je kunt al veel dingen doen voordat de formatie begint. Wanneer je informatie verzameld hebt, kun je deze later opnemen in Foleta.”

 

Hoe werkt Foleta in combinatie met jullie andere processen?

“P&O werkt met Foleta. Zij gebruiken Raet, maar ik weet nog niet wat de mogelijkheden zijn. 
Ik heb ziektevervangingen erin staan, de rest nog niet. We hebben keuzes moeten maken qua implementatie dit schooljaar. Je kan niet alles in een keer doen. Volgend schooljaar nemen we deze punten mee.”

 

Hoe ziet de toekomst eruit?

“In de volgende fase moet Foleta gebruikt gaan worden door meer collega’s. We willen in ieder geval dat direct leidinggevende inzicht hebben in hun eigen afdeling, vragen kunnen beantwoorden, taakformulieren kunnen creëren, kunnen zien dat extra formatie nodig is en ook zelf met een voorstel kunnen komen. 

Alle afdelingsleiders hebben al inzicht in het hele systeem, zonder schrijfrechten. Je moet soms ook buiten je eigen afdeling kunnen kijken. De secties hebben op een gegeven moment wel toegang om de klassentoedeling te doen. Deze module wordt dan opengezet en weer gesloten. Vervolgens kan het finetunen beginnen. 

Wat Foleta betreft is het tijd voor de tweede fase van de implementatie: wie laat je wat doen, welke rechten en welke rollen, wanneer systeem op slot, mobiliteit, hoe verwerk je de informatie uit de januaribrief. Daarom is de stuurgroep implementatie weer in het leven geroepen. Het verder inrichten en optimaliseren blijft een proces.”


Eerder verscheen het interview Carmelcollege Emmen aan het woord over Foleta.