Jos Grootveld: werkelijk alle systemen waren anders op het Alfrink College

Hans Kuppens | 12 december 2019

Als leidinggevende moet je beslissingen nemen. Je hebt een model nodig dat je ondersteunt die beslissingen tijdig te nemen op basis van juiste en volledige gegevens. Toen Jos op een nieuwe school ging werken en verantwoordelijke werd voor Financiën en Organisatie miste hij de ondersteuning waaraan hij zo gehecht was geraakt.

Een nieuwe baan

Voor de nieuwe conrector Financiën en Organisatie van het Alfrink College was het even een schok. In zijn functie gebruikt hij systemen voor de verschillende processen op school. Maar alles was anders dan hij gewend was. Exact werd Profit, Untis werd Zermelo, SOM werd Magister en Foleta werd de formatiemodule van Zermelo. Een uitdaging, naast het feit dat 170 medewerkers moest leren kennen.

Jos Grootveld van het Alfrink College
Jos Grootveld van het Alfrink College

Een éénpitter

Ik sprak Jos over zijn nieuwe functie, over de inhoud van zijn werk en over zijn ervaringen. Jos was voorheen directeur bedrijfsvoering, wat ongeveer hetzelfde is, op een school in Rotterdam. Daar dreigde hij te moeten gaan werken op het bestuursbureau, op afstand van de onderwijswerkelijkheid. Met zijn overstap staat hij weer midden in de praktijk. Op het Alfrink College wordt van alle leidinggevenden verwacht dat ze enkele lessen geven. Hij is wiskundedocent en geeft met plezier 3 lessen.

 

Een Rooms-Katholieke Havo-Vwo school

Het Alfrink College is een Rooms-Katholieke school. De eerste steen is nog gelegd door kardinaal Alfrink zelf in 1976. Het is een grote school (1650 leerlingen) voor Havo, Vwo en  Vwo-tweetalig. Het is de enige HV-school in Zoetermeer. Jos heeft me het gebouw laten zien. Er zijn uitgebreide sportfaciliteiten en een bibliotheek.  En er is net een nieuwe verdieping boven de aula gebouwd met o.a. zijn kantoor en dat van de rector. Wat verder opvalt: het gebouw is onderverdeeld in sectoren waar elke afdeling zijn eigen studieruimte en ondersteunend personeel heeft. 

 

Alfrink College
Opmerkelijk is de kapel waar leerlingen zich terug kunnen trekken en aandacht kunnen geven aan dierbaren die hen ontvallen zijn.

M.U.N.A.

Het meest onder de indruk was Jos van M.U.N.A. (Model United Nations Alfrink). Een internationaal project dat nu zijn 15e jaar in gaat en waar leerlingen van over de hele wereld naar Zoetermeer komen om daar te werken en te debatteren. Het gehele project wordt geregeld door leerlingen, natuurlijk in de Engelse taal. Dit jaar komen er 300 leerlingen die bij ouders worden ondergebracht. 

 

Verantwoordelijkheden

Jos weet zich ondersteund door een medewerker HRM, twee medewerkers op financiën, drie systeembeheerders en een facilitair medewerker. Daarnaast praat hij mee over het schoolbeleid, praat met secties, overlegt met de MR en overlegt met de Raad van Toezicht. Daarvoor wil hij graag zelf in control zijn. Hij wil nieuwe plannen kunnen doorrekenen en kunnen verantwoorden. Hij wil in één getal weten hoeveel formatie in verschillende gevallen nodig is op school. Op een kleine school kun je ver komen met een spreadsheet en de hulp van de roostermaker. Op een grote school heb je toch een systeem nodig dat hier speciaal voor is gebouwd.
 
Hij wilde dus weer graag terug naar Foleta waar hij prettig mee gewerkt heeft en dat voor juistheid en volledigheid gekoppeld is aan HRM en rooster. 

 

Geschiedenis

In het verleden had de school al eens gewerkt met Foleta. De roostermaker maakte de jaartaken. Zijn voorganger gebruikte daarnaast nog enkele spreadsheets voor de formatieplanning. Zulke spreadsheets heeft Jos vroeger ook gehad, voordat hij Foleta ging gebruiken.

En toen gebeurde het dat de roostermaker ging werken op een andere school en was er helemaal niets meer.

 

Snelle besluiten

Gelukkig werkt dat dan weer heel snel bij zo’n éénpitter. Omdat de rector goede ervaringen had met Foleta was het besluit snel genomen. Foleta werd weer aangeschaft. Zermelo werkte uitstekend mee met het overzetten van gegevens uit hun module  naar Foleta en ook de medewerkers van Foleta staken hun handen uit de mouwen. In een maandje was het geregeld.
 

De nieuwe roostermaker

Hij heeft daarnaast geluk. Een hele slimme, jonge OOP’er was, met prima begeleiding van Zermelo en een wiskunde-docent, in staat om het roosterprogramma te leren kennen. Ze beperkt zich tot het roosteren. Allang blij dat ze het daarbij kan laten.

 

Plannen

Er komen steeds nieuwe modules in Foleta, waarvan hij er meer wil gaan gebruiken. Soms heeft hij wel wat moeite met de gebruiksvriendelijkheid. Zo krijgt hij uit de module waar roostergegevens worden vergeleken met gegevens uit Foleta (S316 voor de kenners) een rapport van 12 bladzijden. Dat is veel te veel. Dat moet simpeler in zijn ogen.

Opmerkelijk detail is dat hij op zijn vorige school de sectielogin heeft geprobeerd bij twee secties. Dat leidde tot problemen. Bij het Alfrink heeft hij alle secties logins gegeven en met het zweet in de handen afgewacht wat er zou gebeuren. Dat bleek niet nodig: geen enkel probleem, bij geen enkele sectie. Toch opmerkelijk.

Nu is hij voor het tweede jaar bezig met de januaribrief en gaat hij met de docentlogin en de OOP vakantiekaart beginnen.

Kortom: werk aan de winkel.
 




;