Hoe werk ik door aan de formatie, terwijl nog niet alle vacatures gevuld zijn?

Marian Hoekstra | 24 mei 2018

De meivakantie is achter de rug en u bent volop bezig met uw formatie. Secties verdelen lessen aan docenten en klassen, taken worden toegedeeld door teamleiders, roostermakers met Zermelo en Untis halen hun gegevens op uit Foleta om een rooster te maken en financiën houdt in de gaten of alles binnen de financiële kaders past.

Maar er zijn vaak nog vacatures die niet ingevuld zijn. De nieuwe medewerkers zijn niet bekend, staan niet in de administratie en kunnen geen aanstellingen en lessen en taken krijgen. Ook is niet bekend wat de kosten zijn. Toch willen roostermakers, sectieleiders, teamleiders en formatieplanners aan de slag. Om hen te ondersteunen worden medewerkers (dummy’s) in de vorm van vacatures aangemaakt. Als dan later de nieuwe docent aangenomen wordt, kunt u de vacature omzetten naar de nieuwe medewerker.

Invullen vacatures in Foleta  

Stel dat u een vacature bij wiskunde hebt en u weet nog niet wie dat wordt. Dan maakt u in Foleta alvast een nieuwe medewerker aan met bijvoorbeeld de code VacWi en u vult als achternaam in VacWi. U doet net alsof dit de nieuwe medewerker is.

 

U deelt een bruto werktijdfactor toe, afhankelijk van het aantal lessen dat verzorgd moet worden. De vacature krijgt net als een gewone docent een bekwaamheid, in dit geval wiskunde. Tevens deelt u het aantal lessen toe, dat bij deze vacature terecht komt. De sectie- of formatieplanner kan aan deze persoon ook lessen aan klassen toedelen.

 

Als u weet wie het wordt en u heeft een koppeling met het HRM-pakket van Raet (YouForce) of Merces (HR2Day) of Afas (Profit), dan hoeft u alleen maar de hrm medewerkers id in te vullen en de rest van de persoonsgegevens wordt ingelezen vanuit het HRM-pakket.

In control zijn

Als u financieel in control wilt blijven, kunt u al een geschatte schaal en trede invoeren. Dat zorgt ervoor dat u de kosten van de nieuwe medewerker in kunt schatten. 

 

In het formatieoverzicht ziet u wat uw budget is in euro’s. De kosten van de vacatures vallen onder de kosten van het aangestelde personeel. Zo ziet u of het budget toereikend is voor hetgeen er nu aangesteld is.

 

Interessant

Deze maand verscheen ook het artikel: Een duidelijke, volledige en juiste jaartaak draagt bij aan rust en een goede sfeer.