Het Nordwin College aan het woord over Foleta

Sandra Polman | 06 maart 2017

Foleta sprak met Kitty Kalsbeek, werkzaam op het Nordwin College, de “groenste school van Noord-Nederland”. Het College is verdeeld over locaties in Buitenpost, Heerenveen, Sneek en Leeuwarden. Het Nordwin College, voorheen AOC Friesland, biedt onderwijs op zowel vmbo- als mbo-niveau.

Kalsbeek werkt twee dagen per week voor MBO Nordwin, afdeling MBO Life Sciences, als roostermaker en planner. Daarnaast werkt zij twee dagen voor de centrale diensten van het Nordwin College. In die functie is zij applicatiebeheerder van onder andere Foleta.

Wat doet u als applicatiebeheerder van Foleta?

Kalsbeek: “Binnen mijn functie vul ik Foleta volledig met de taken die we uitgeven en de lessen die we aanbieden. Daarnaast heb ik onlangs voor het eerst gebruik gemaakt van de export naar het rooster. Ook maak ik veel gebruik van de managementrapportages die in Foleta zitten, bijvoorbeeld het aanstellingsoverzicht.
 

De functie van applicatiebeheerder van Foleta is binnen onze organisatie relatief nieuw. In eerste instantie werd Foleta alleen op de vmbo-locaties gebruikt. Daar kwam op den duur ook de mbo-locatie bij. We kregen op die manier steeds meer behoefte aan een centraal aanspreekpunt. Iemand die het invoeren van alle gegevens in beheer had, omdat we steeds meer gebruik gingen maken van Foleta.”
 

Deze nieuwe manier van werken blijkt een goede zet te zijn. Inmiddels is de werkwijze gestroomlijnd en is Foleta volgens vooraf vastgestelde afspraken ingevuld. Kalsbeek onderzocht op afstand hiervoor alle scholen en controleerde daarbij of de gegevens goed in Foleta zijn opgenomen.

“Foleta was oorspronkelijk enkel ingericht voor het vmbo. Henk Koopmans, accountmanager van Foleta, heeft ons bij de inrichting ervan geholpen. Later heeft hij dat ook gedaan voor het mbo. Henk heeft ons ook veel ondersteund wanneer we andere vragen hadden. Bijvoorbeeld over hoe we met een bepaald formatievraagstuk om zouden kunnen gaan. Dat waren aanvankelijk vooral inrichtingsvraagstukken.”

Welke voordelen biedt het gebruik van Foleta u?

“Een groot voordeel van Foleta is het overzicht dat het biedt. Gegevens zijn overal beschikbaar. Wanneer ik gegevens invoer en die vervolgens op een andere plek binnen Foleta nodig heb, zijn de gegevens daar al ingevuld. Hierdoor heb je voortdurend inzicht in wat je doet.
 

In Foleta zijn de stappen in formatie verdeeld in meerdere en kleinere segmenten. Eventuele fouten zijn daarmee eenvoudig terug te vinden en te corrigeren. Foleta maakt het zo voor mij mogelijk om terug te redeneren en te kunnen constateren: ‘Oh wacht, ik heb een fout gemaakt bij de invoer van docent koppelen aan een klas.’ Dan weet ik direct op welke plek ik dat kan vinden en daar kan ik het makkelijk herstellen. Wanneer je alleen Excel gebruikt is het vaak moeilijk om te herleiden waar de fout zit. En dan is het maken van de benodigde correctie tijdrovend.”

Hoe verschilt het gebruik van Foleta voor vmbo en mbo?

“Het grootste verschil is dat ze bij het vmbo roosteren in een heel jaar. In het mbo roosteren ze in periodes. Momenteel is werken met Foleta in het vmbo makkelijker dan in het mbo, omdat daar minder periodes verwerkt hoeven te worden. Ik zit er dan ook met smart op te wachten dat de modules binnenkort worden samengevoegd.
 

In die zin ben ik ook best een kritische gebruiker van Foleta. Ik weet welke mogelijkheden Foleta allemaal biedt, daarom wil ik er ook het beste uithalen. Gelukkig verloopt de samenwerking met Foleta erg goed. Ik merk dat ik serieus genomen word wanneer ik bepaalde suggesties doe of als ik kritische vragen stel. Ik ben bovendien ook gevraagd om in de klankbordgroep te komen voor de ontwikkeling van de mbo-modulen. De lijntjes met Foleta zijn heel kort en dat vind ik erg prettig.”