De Amersfoortse Berg aan het woord over Foleta

Sandra Polman | 06 maart 2017

Foleta ging in gesprek met Ferry Brokers, rector van de Amersfoortse Berg, een middelbare school voor mavo, havo en vwo met ongeveer 1300 leerlingen. Het team bestaat uit 100 docenten en 33 personen ondersteunend onderwijspersoneel. 

Als rector zet Brokers in overleg met zijn conrectoren de richting uit voor de onderwijskundige koers van de school. Tevens is hij eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de school op gebied van onder andere financiën en formatie. Hij weet uit de eerste hand hoe belangrijk het is om met Foleta de continuïteit te bewaken. 

Hoe heeft u Foleta leren kennen?

Brokers: “Ik zit in totaal zo’n 27 jaar in het onderwijs. Ooit begon ik als docent biologie, scheikunde en natuurkunde. Dat heb ik een aantal jaar gedaan. Na een jaar of zeven heb ik de stap gezet om roostermaker te worden. Zo kwam ik in aanraking met rooster- en formatieplanning. Op den duur wilde ik af van het gebruik van Excel, omdat ik ontdekte dat er ‘houtje-touwtje’ dingen mee werden gedaan op gebied van formatieplanning. Ik wilde juist continuïteit. Zo kwam ik op het spoor van Foleta.” 

Hoe zijn de de administratieve processen geborgd?

“Op de Amersfoortse Berg dubbel ik iedere portefeuille met een conrector. Dat wil zeggen: op iedere portefeuille zit er iemand naast me. Dit geldt ook voor het gebruik van Foleta. Ik pak dat zo aan omdat ik wil dat processen altijd door kunnen lopen, ook als er iemand wegvalt. Ik heb namelijk gemerkt dat scholen juist daarin kwetsbaar zijn.
 

Toen ik net op deze school werd aangesteld begreep ik dat het hoofd van onze administratie de hele formatieplanning in Excel deed. Ik checkte de gegevens en dat zag er in hoofdlijnen goed uit. Ik besloot daarom om het voor dat moment zo te laten en de formatieplanning het volgende jaar in Foleta te zetten.
 

Aan het eind van mijn eerste jaar bij Amersfoortse Berg zat ik middenin een bouwproject voor de school. Juist op dat moment viel het hoofd van de administratie uit. Vervolgens wist eigenlijk niemand wat er op gebied van formatieplanning moest gebeuren.
 

Ik ben van mening dat zoiets niet mag gebeuren. Eén van de kwaliteitskenmerken van een school is dat processen goed lopen en geborgd zijn. Dat houdt ook in dat ze niet afhankelijk zijn van één persoon. Vandaar dat wij voor alle administratieve processen hebben gekozen voor tweetallen. Een hoofdbestuurder en een soort bijrijder die meekijkt en wanneer nodig het proces kan overnemen.”

Naast continuïteit, wat biedt Foleta u nog meer?

“Ik ben eindverantwoordelijk voor deze school, dus ik wil er op een afstand in zitten. Dat betekent dat ik regelmatig in Foleta kijk om zaken te analyseren en te volgen. Foleta is geen financieel programma, maar biedt wel een goede indicatie van de begroting die je hebt. Dat zijn dingen die ik wil weten.
 

Daarnaast maak ik gebruik van de verschillijsten. Hiermee kan ik zien of er verschillen zijn tussen de salarissen zoals die in RAET staan en in Foleta. Dat vormt voor mij echt hét voordeel van Foleta: kijken en controleren. Wanneer alles goed is ingevuld is dat een kwestie van een druk op de knop.
 

Daarnaast maak ik gebruik van de mogelijkheid tot benchmarking die Foleta biedt: hoe verhouden onze gegevens zich tot andere scholen? Ik heb dit jaar voor het eerst een APK laten doen, onder begeleiding van accountmanager Wim van de Belt. Daarbij hebben we dingen systematisch doorlopen en gekeken naar wat opviel. Zo weet je ook welke kwaliteit het werk heeft dat je doet en leer je waar aandachtspunten liggen. Dat vind ik waardevol.
 

Daarnaast willen we Foleta ook gaan inrichten voor de hele onderwijsgroep van Amersfoort. Die groep bestaat uit vijf VO-scholen die allemaal gaan werken met Foleta. Hierdoor kunnen we ook op bestuursniveau goed zien hoe gaat het met een school.
 

Zoiets is niet zomaar gedaan, het is een langzaam proces, want het zijn allemaal zeer autonome scholen. We merken wel dat we grote stappen zetten. Op die manier voorkomen we bijvoorbeeld dat een school een vacature gaat plaatsen voor een bepaalde docent. We kunnen namelijk samen zien dat op een andere school 2 FTE-boventalligheid is, waardoor de vacature intern kan worden ingevuld.”

Bij welke problemen biedt Foleta u een oplossing?

“Foleta helpt mij om tot een goede probleemanalyse te komen. Dat ondersteunt mij bij het komen tot gemeenschappelijk inzicht, ook op bestuursniveau. Denk hierbij aan de kosten van niet-inzetbaarheid: op bestuursniveau was dat tot voor kort niet transparant. Voor alle scholen staat dit nu goed in Foleta, zodat we er over in gesprek kunnen. Foleta helpt op die manier om tot inzicht te komen. Foleta biedt geen oplossing voor problemen, maar wel een heldere probleemanalyse waar ik veel verder mee kom.”