Carmelcollege Emmen aan het woord over Foleta

Sandra Polman | 07 september 2017

Carmelcollege Emmen heeft 1.860 leerlingen verdeeld over vmbo, mavo, havo en atheneum. Je vindt er onder andere tweetalig onderwijs en verschillende sportklassen. Onder Stichting Carmelcollege vallen 4.300 medewerkers en 38.000 leerlingen, verdeeld over ruim 50 locaties. Foleta ging in gesprek met Frank Schuermans, beleidsmedewerker Kwaliteit en Formatie bij Carmelcollege Emmen.

Kunt u wat meer vertellen over Carmelcollege Emmen en uw werk?
Schuermans: “Ik ben ruim 5 jaar geleden begonnen op deze school. Eerst met 0,5 fte, inmiddels is dat een volledige baan. Het wisselt per periode waar in mijn functie de nadruk op ligt. In de maanden mei, juni en juli houd ik mij vooral bezig met de formatie. Ik functioneer daarbij als rechterhand van de rector. Binnen de Stichting Carmelcollege zijn wij een kleinere school. Zelfs in een krimpende markt neemt het leerlingenaantal nog iets toe, waardoor ons marktaandeel groeit.”

Frank Schuermans - Carmelcollege Emmen
Frank Schuermans -Carmelcollege Emmen

Hoe leerde u Foleta kennen?
“Bij mijn start bij Carmelcollege Emmen schakelden ze net over van Foleta op een ander formatieprogramma. Daardoor leerde ik Foleta in eerste instantie alleen kennen omdat ik het in moest zien voor de formatie van dat lopende schooljaar, ik werkte er verder niet mee. De belangrijkste reden om destijds te stoppen met Foleta was het vertrek van de medewerker die er het meest mee werkte. De formatie en het roostermaken werden vervolgens ondergebracht in hetzelfde programma.”

 

Wanneer bent u opnieuw met Foleta gaan werken?
“In eerdere functies heb ik ervaring opgedaan met het implementeren van nieuwe softwarepakketten. Daar ben ik mede op geselecteerd voor deze functie. Het formatieprogramma waarmee bij Carmelcollege Emmen werd gewerkt bleek niet helemaal te voldoen. Daarnaast heb ik enkele crashes meegemaakt, waardoor ik Excel en een logboek bleef gebruiken. Ik was daardoor dubbel, zelfs driedubbel werk aan het doen. In het najaar van 2016 hebben we een heroverweging gemaakt. In samenspraak met de schoolleiding en de roostermaker hebben we besloten de formatie voor het komende schooljaar in Foleta te doen.”

 

Hoe verliepen de eerste contacten met Foleta?
“Om een goede keuze te maken heb ik een cursus gevolgd, Starten met Foleta in vo, gegeven door Auke Dijkstra. Met hem had ik goed contact en het pakket sprak me erg aan. De volgende stap was het sluiten van de overeenkomst, waarna Jan de Vries mijn contactpersoon werd. Prettig, want Jan is echt een man uit de praktijk. Wij kunnen zaken bespreken op hetzelfde niveau, dat werkt uitstekend.”

 

Hoe verloopt de samenwerking met Foleta nu?
“Momenteel zitten we volop in de implementatiefase, waarbij Jan ons ondersteunt. Eerlijk gezegd maak ik nog steeds gebruik van Excel, ook al weet ik dat dat niet meer nodig is. Ik kan er blijkbaar moeilijk afscheid van nemen. Volgend schooljaar draait Foleta bij ons en kan ik Excel hopelijk helemaal links laten liggen. Het vertrouwen in Foleta is er zeker, maar moet nog verder groeien. Daarbij ben ik alle mogelijkheden van Foleta nog aan het ontdekken. Door de fase waar we nu in zitten ontbreekt het vaak aan de tijd om rustig te onderzoeken wat er allemaal kan, terwijl ik wel weet dat ik daar later de vruchten van kan plukken. Hoe krijg ik straks goede overzichten? Hoe zorg ik dat de schoolleiding de informatie goed in beeld krijgen? Wat doen we nu en wat kan ook later? Vragen die ik gelukkig aan Jan kan stellen om tot verstandige keuzes te komen.”

 

Ziet u obstakels voor de komende periode?
“Geen echte obstakels, wel spanning vanwege de koppeling met het roosterprogramma. Ik hoop dat we onze roostermaker blij kunnen maken met de nieuwe situatie. Persoonlijk vind ik dat we wat laat in het traject zitten, maar de schoolleiding heeft vertrouwen in de huidige planning. Momenteel worden de vacatures ingevuld waarna we kunnen beginnen met het toedelen van docenten en lessen.

 

Wie werken met Foleta binnen Carmelcollege Emmen?
“De teamleiders zijn al bezig met het toedelen van taken. Zodra ik klaar ben met de voorbereidingen zullen de sectievoorzitters de lessen koppelen aan docenten. We hebben afgesproken dat dit gezien wordt als een voorstel, waarna de schoolleiding de finale check doet.”

 

Welke stappen volgen nog?
“Na het afronden van de formatie is het tijd om de personeelsadministratie over te brengen naar Foleta. Een belangrijk punt hierbij is het inbrengen van het persoonlijk budget. Ik verwacht nog een grote inspanning voor het inrichten hiervan. Keuze en saldo uit het verleden willen we hierin bijvoorbeeld een plaats geven. Momenteel worden deze gegevens bewaakt in Excel, we gebruiken er geen hrm-pakket voor. Dit is een voorbeeld van een situatie waarbij onze school een iets andere werkwijze hanteert dan Stichting Carmelcollege. Aan het begin van het jaar inventariseer ik bij de personeelsleden hoe hun wensen – voor het aankomende schooljaar - zijn op het gebied van ouderschapsverlof, uitbreiding van aanstelling en regulier verlof. Deze gegevens neem ik op in een spreadsheet waarmee ik het persoonlijk budget bijhoud. Vervolgens houdt een collega van hrm de opname bij. De saldo’s van dat spreadsheet zullen ook moeten worden opgenomen in Foleta, een hele klus. Als dat gedaan is kan hrm de gegevens inzien en bewerken, wat mij werk scheelt.”

 

Eerder verscheen het interview De Amersfoortse Berg aan het woord over Foleta.