Bonhoeffer College aan het woord over Foleta

Sandra Polman | 07 december 2017

Het Bonhoeffer College in Enschede verzorgt op 6 locaties onderwijs aan 4.500 leerlingen. Praktijkonderwijs, vmbo-basis en kader, mavo, havo en vwo (atheneum én gymnasium+) zijn ondergebracht bij deze school. Foleta sprak hier met Meriam Boerrigter, beleidsmedewerker.

Sinds wanneer gebruiken jullie Foleta?

Boerrigter: “We gebruikten een formatieprogramma van het roosterprogramma. Dat liep niet voldoende goed, waarna de vraag kwam voor een beter programma. Zo zijn we in contact gekomen met Foleta. Na een aantal gesprekken waarbij we zelf het programma in konden zien zijn we in 2014/2015 met Foleta in zee gegaan. Het programma werkt laagdrempelig en is gebruiksvriendelijk, zelfs als je niet veel basiskennis hebt. Vanaf 2015 is gekozen om de gegevens niet in te lezen, maar handmatig in te voeren. Deze manier kost extra tijd, maar leverde veel inzicht in het programma. Ik weet nu precies wat er gebeurt als op een bepaalde plek iets wordt gewijzigd. Al vrij snel merkten we dat het programma goed aansloot op onze formatie. Foleta vult een heel belangrijk gat op. We kunnen er rapportages uit halen en gegevens heel snel terugvinden. We zijn nog geen ander programma tegengekomen dat zo goed is op het gebied van formatie en taakbeleid.”

Meriam Boerrigter, beleidsmedewerker

Hoe wordt Foleta binnen jullie school gebruikt?

“Ik zit sinds 1,5 jaar in een staffunctie op de staflocatie. De potentiële kwetsbaarheid van maar één Foleta medewerker voor de hele scholengroep heeft ertoe geleid dat wij ervoor gekozen hebben om op elke locatie een medewerker verantwoordelijk te maken voor Foleta. Zij zijn lid van een Foleta werkgroep die maandelijks op de staflocatie bij elkaar komt. Tijdens dit overleg wordt alles gedeeld om zo zaken te optimaliseren. Ook maken we een tijdlijn richting het schooljaar om de formatie en financiële ruimte per locatie te bespreken. Deze medewerkers beschikken over veel kennis en zijn goed ingewerkt. Wanneer één van deze medewerkers wegvalt kan de werkgroep de werkzaamheden overnemen. 
Als er op een locatie iets speelt met betrekking tot Foleta word ik ingevlogen. Bij de formatie op een locatie ondersteun ik de Foleta medewerker, afdelingsleider en locatiedirecteur. Zo kunnen we van elkaar leren.
Ik controleer de locaties en maak bovenschoolse rapportages. Als ik fouten zie dan koppel ik dat terug naar de locatie zodat zij het zelf kunnen aanpassen. Ik vind het belangrijk dat kennis onderling gedeeld wordt en zij op deze manier hun kennis vergroten.”

Doken er opvallende zaken op?

“We ontdekten dat in de praktijk bij de toepassing van de cao op locaties kleine gebruikersverschillen waren ontstaan. Daarover heb ik gesproken met Wim Gieling van Foleta. De tekst van de cao blijkt niet eenduidig te zijn. We hebben nu voor heel het Bonhoeffer College één interpretatie gekozen en deze doorgevoerd. Onze medewerkers werken op verschillende locaties, waardoor het elimineren van verschillende werkwijzen extra belangrijk was.

Elke maand levert iedere OOP-er zijn uren in. De medewerker die verantwoordelijk is voor de invulling van de vakantiekaart verwerkt dit en de OOP-er krijgt elke maand het actuele saldo. Het is nu heel transparant. Ik ga naar alle locaties toe om uitleg te geven over de nieuwe OOP vakantiekaart. Alle locatiedirecties kunnen kijken in elkaars formaties. Alleen de Foleta medewerker heeft recht om zaken te wijzigen.”

Hoe bevalt jullie werkwijze?

“De werkgroep heeft haar kracht bewezen. Er zijn korte lijnen. Een voorbeeld zijn de cao-formulieren over het persoonlijk budget. Sinds twee jaar verwerken wij deze op één vaste dag, op de staflocatie. Vlak daarna beginnen de formatiegesprekken van medewerkers die eventueel van locatie wisselen. De Foleta medewerkers van alle locaties hebben contact zodat bij het volgende overleg direct alle gegevens van het cao-formulier kunnen worden meegenomen. Doordat alle locaties zich houden aan de afgesproken tijdlijn verloopt het formatieproces rustig.”

Hoe reageren de overige medewerkers op Foleta?

“Het eerste jaar werden zaken geconstateerd en meegenomen in het verbeterproces, zoals bijvoorbeeld de toepassingsverschillen van de cao. Nu merk je dat dat meer rust en duidelijkheid oplevert bij de medewerkers. De jaartaakbrief is steeds meer transparant. Voor de grote vakantie gaat er een concept uit en gaan ze het controleren. We hebben de jaartaakbrieven op locatieniveau al met hun leidinggevenden besproken waardoor vrijwel alles er al in staat. De medewerker controleert het en tekent het concept voor akkoord of levert feedback. Soms maakt de roostermaker nog kleine aanpassingen waarna er eind september een definitieve jaartaak ligt. Zo weet een medewerker precies wat gedurende het schooljaar van hem wordt verwacht. Ik krijg enthousiaste berichten terug van de collega’s op de locaties, dus ik ga ervan uit dat het goed is.”

Hoe ziet u uw eigen rol?

“Ik heb mijn droombaan. Foleta vind ik echt een goed pakket dat mooi aansluit bij wat wij willen. Ik ken het programma voldoende, maar wilde zelf meer de diepte in. Dus heb ik Jan de Vries, accountmanager bij Foleta, uitgenodigd en heel veel vragen gesteld. Hierdoor kan ik de staf nu bedienen, maar ook de locatiedirecteuren waar ik veel mee in gesprek ben over de formatie. Wanneer een van de beide leden centrale directie aan mij een vraag stelt kan ik de rapportages met een paar drukken op de knop uit Foleta halen, óók locatie-overstijgende rapportages. Daarmee komen alle gegevens die geregistreerd zijn in Foleta tot uiting.

Wat ik nog graag zou willen is een soort werkgroep van gebruikers van Foleta van andere scholen en besturen. Hier zouden we kunnen overleggen, adviseren, vergelijken en leren. Maar wellicht dat dit in de toekomst nog gerealiseerd kan worden.”