Als het traject eerst niet van de grond komt, wat dan?

Sandra Polman | 13 september 2018

Soms gaan trajecten niet helemaal zoals verwacht. Dan moeten alle zeilen worden bijgezet om een implementatie van Foleta goed te laten verlopen. Bij Citaverde College was de start van de implementatie niet geheel in de lijn van verwachting en kwam er maar 1 pilot van de grond. Foleta sprak met Roger Verstappen, onderwijs-coördinator MBO, van Citaverde College Roermond hoe het proces verder liep.

Hoe verliepen de eerste contacten met Foleta?

“Jan de Vries had vanuit Foleta het eerste contact met het bestuursbureau. Dit is een aparte locatie naast de 5 scholen. Vanuit Citaverde gebruikte men, net zoals op veel andere scholen, een Excel bestand. Voor die tijd een prima systeem, echter met de technieken en de wetenschap van nu zijn er betere manieren van werken, zeker als je kijkt naar bijvoorbeeld het inzichtelijk maken van informatie over de verschillende locaties en op verschillende schoolniveaus.
De locatie in Heerlen heeft binnen Citaverde College uiteindelijk als enige een pilot gedraaid. Het eerste (pilot)jaar is met vallen en opstaan verlopen, maar heeft een basis neergezet voor verder vervolg.”


Hoe zag het vervolg voor Foleta binnen Citaverde eruit?

“Na de pilot zijn er meerdere gesprekken geweest tussen Citaverde en Foleta over het vervolgtraject. Onder leiding van Victor Dreessen, Hoofd Financiën met een leidende rol in de formatie, is uiteindelijk besloten verder te gaan en per locatie een persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor Foleta. Zo ben ik de verantwoordelijke voor de locaties in Roermond en Nederweert, dat is Citaverde Midden. Mijn collega Amke Lowet is verantwoordelijk voor Citaverde Zuid (Heerlen en Maastricht) en Barbara Scholten neemt Citaverde Noord (Horst) voor haar rekening. Ik ben trots dat Citaverde heeft gekozen om er mee door te gaan en haar gegevens op een betere manier vast te leggen en toegankelijk te maken. Citaverde wil als organisatie dezelfde uitstraling hebben en Foleta binnen alle locaties hetzelfde gebruiken. Ons bestuursbureau gebruikt Foleta voor de personeelsgegevens.

Voor de eerste sessie in november 2017 kwamen Jan de Vries en Felix Maseland van Foleta naar ons toe. Jan had de pilot gedraaid en daarna nam Felix het over. Dat was de introductie bij een deel van de mensen die binnen Citaverde zouden gaan werken met Foleta. Onze locatie in Heerlen werd als voorbeeld gebruikt voor wat Foleta is en kan betekenen. Vanaf dat moment is iedereen bewust geworden van de meerwaarde die Foleta in een organisatie kan bieden.”

Leerlingen Citaverde College - bron www.citaverde.nl


Hoe is de implementatie in Roermond en Nederweert verlopen?

“In schooljaar 2017/2018 zijn we gestart met de implementatie van Foleta voor schooljaar 2018/2019. Toch besloot ik om alvast naast het Excel bestand te gaan werken in Foleta. Door deze twee systemen naast elkaar te gebruiken kon ik precies zien waar de meerwaarde van Foleta zat. Ik kon dingen uitproberen zonder dat er directe gevolgen waren en dat is de inrichting zeker ten goede gekomen. Ik vond het heel goed dat ik Felix makkelijk kon bereiken en dat ik snel reactie kreeg op mijn vragen. Dat maakte dat ik het werken met Foleta snel oppakte.” 


Welke vervolgstappen worden genomen?

“Door tijdens de implementatie al in Foleta te werken kwamen we erachter dat het werken in periodes voor ons niet optimaal is. In overleg met Felix hebben we besloten om vanaf schooljaar 2018/2019 te werken met weken in plaats van met periodes. Ik vind die wijziging belangrijk, omdat we daarmee een super zuiver systeem hebben. Citaverde combineert VMBO en MBO in 1 organisatie. De eerste 2 leerjaren van het VMBO zijn volledig gevuld met lessen. Het derde en vierde jaar zijn deels gevuld met stages en examens. Een indeling in weken maakt dat zowel VMBO als MBO goed in Foleta passen. Een deel van de jaartaken voor het MBO is al klaar. Doordat er drie personen verantwoordelijk zijn voor Foleta binnen alle locaties kunnen we goed samenwerken en elkaar vragen stellen.”


Hoe heeft Citaverde de combinatie tussen VMBO en MBO in Foleta aangepakt?

“In schooljaar 2017/2018 hebben we een experiment gedaan op de locatie Roermond. Voor het VMBO en MBO gelden verschillende opslagfactoren. Dat levert problemen op als je blijft werken met vaksecties voor beide soorten onderwijs. Door goed te stoeien met Foleta hebben we geleerd dat we in schooljaar 2018/2019 een andere benadering willen gebruiken. Per vaksectie gaan we direct al meerdere secties maken om de verschillende opslagfactoren goed te kunnen verwerken. Als dat gedaan is werkt Foleta uitstekend.

Ook de toebedeling van uren is verschillend voor VMBO en MBO. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het aantal mentoruren naast de lesuren. Om erachter te komen hoe ik dat goed in Foleta zet maak ik hierbij gebruik van Foleta support en de helpdesk.”


Welke voordelen ziet u nu al bij het gebruik van Foleta?

“Door Foleta is dit jaar voor het eerst in een vroeg stadium al heel goed te zien of er binnen Citaverde Midden als geheel een tekort of overschot aan fte is. Dit is heel fijn, omdat ons personeel hierdoor efficiënt kan worden ingezet binnen de gehele organisatie. Daarnaast helpt het ons om al in april vacatures uit te kunnen zetten. Doordat we daar vroeg mee zijn hebben we keus in de medewerkers die we aantrekken. De jaartaak wordt met Foleta ook veel inzichtelijker. We hadden deze al 2 maanden eerder uit kunnen draaien, maar hebben eerst alle puntjes op de i gezet. Voor het team is het prettig om de jaartaak vroeg te krijgen. Voor mij betekent het dat ik geruster kijk naar het volgende schooljaar. Met Excel werkte dat niet, want daarin werd de jaartaak pas gedeeld aan het eind van een schooljaar. In Foleta kan ik wanneer dat nodig is een concept jaartaak uitdraaien en alvast delen met de medewerker. Vanuit Excel kwam een rapport waar de medewerker te allen tijde een uitleg bij nodig hadden. Ook voor hen werkt Foleta veel beter.”


Hoe kijkt u terug op de implementatie van Foleta?

“Ik ben erg positief over de implementatie van Foleta binnen Citaverde. Door de centrale uitleg aan directie, adjuncten en teamleiders verspreidt het gebruik zich als een olievlek door de organisatie. Mijn advies aan andere scholen zou zijn om goed na te denken over welke personen je inzet tijdens de implementatie.

De gebruikersdag van Foleta vond ik erg zinvol. Er waren diverse nuttige lezingen waarbij ik kon aansluiten. Ook was goed zichtbaar hoe breed Foleta gedragen wordt. Nu we vanaf schooljaar 2018/2019 Foleta volledig gaan gebruiken hoop ik dat we de prettige samenwerking uit de periode van implementatie kunnen voortzetten.”

 

In het kort Citaverde College en Roger Verstappen

Citaverde College verzorgt VMBO, MBO en volwassenenonderwijs en bestaat uit een vijftal schoollocaties; Roermond, Nederweert, Maastricht, Heerlen en Horst.

Bij Citaverde voelen leerlingen, studenten en medewerkers zich voor het leven verbonden met hun vak, met hun school en met hun omgeving. De vaardigheden die hier worden geleerd, zijn voor het leven. Voor een beter, mooier en leuker leven, voor vandaag én voor morgen.

Roger Verstappen in de tuin van Citaverde

Foleta sprak met Roger Verstappen, onderwijs-coördinator MBO binnen Citaverde College.
 

Roger Verstappen: “Binnen onze vestiging Roermond houd ik me samen met een collega bezig met overkoepelende onderwijstaken. Mijn collega bedient hierin MBO-niveau 1 en 2 en ikzelf heb MBO-niveau 3 en 4. Ik richt me bijvoorbeeld op kwaliteitszorg en mijn collega gaat over de examinering, en zo hebben we meer zaken onderverdeeld. Samen met onze adjunct-directeur geven wij leiding en/of sturing aan het team MBO. De afgelopen 3 jaar werk ik als onderwijs coördinator.